8 секретів е-mail етикету для ефективного листа

Пошта існувала ще з часів стародавнього Риму, якщо не раніше. Зараз же сучасний формат поштового листування представляє електронна пошта, інакше називається e-mail.

У наш час електронна пошта  дозволяє спілкуватися адресатам практично миттєво. Натиснув кнопку «Відправити» (лист), і  вже через кілька секунд одержувач бачить цей лист на своїй пошті, в папці «Вхідні». Проте, щоб залишити після свого листа гарне враження про себе особисто, потрібно знати елементарні правила етикету та деякі секрети спілкування в електронній пошті:

  1. Перш за все, треба звернути увагу на адресу та персональне ім’я. 

Завжди пишіть персональне ім’я: воно є для вас кращою «візитною карткою», ніж просто адреса e-mail. Тобто використовуйте осмислені імена. Адреса повинна мати ім’я та прізвище, щоб можна було визначити автора листа. Не використовуйте виразів, які схожі на ніки або прізвиська, наприклад: «zdogadaysia@», «smile1234@», «sunny@», «baby@» тощо.  Назви даного типу заважають визначити автора листа, а також ображає адресата.

  1. Тема листа

Не забувайте давати назви своїм листам, тобто вказувати тему. Практично всі мейлери дозволяють привласнювати поштовим повідомленням назви, і часто користувач орієнтується саме за назвами, коли переглядає свою пошту.

Уникайте безглуздих назв. Наприклад, відправляючи лист службі підтримки компанії Apple , не слід називати його Apple   з тим же успіхом ви могли б взагалі нічого не писати.

Якщо відповідаючи на лист ви міняєте тему розмови, пам’ятайте, що потрібно змінити і тему (назву) листа.

Точний заголовок  найпростіший спосіб визначити тему бесіди, і якщо ви зміните тему, залишивши заголовок колишнім, адресат може розгубитися.

  1. Довжина і формат листа

Довжина листа повинна відповідати стилю бесіди. Наприклад, якщо ви просто відповідаєте на питання, намагайтеся робити це коротко і по суті. Намагайтеся зробити свій лист коротким настільки, наскільки це можливо. Не потрібно писати есе в надії, що одержувач оцінить ваше вміння повно і красиво викладати свої думки. Цінуйте свій час і час вашого опонента.

Завжди дотримуйтесь теми розмови. Якщо ви хочете поговорити на нову тему, краще надіслати окремий лист, тоді адресат зможе зберігати його окремо.

  1. Зміст листа

Не пишіть весь текст листа великими літерами (Caps Lock-ом ), бо він не є читабельним. До того ж у співбесідника може вникнути відчуття, що відправник лінується змінити шрифт, або підвищує на нього голос.

Завжди намагайтесь розбивати текст на логічні абзаци і уникати надмірно довгих, складних речень.  А також  пишіть грамотно, адже лист, повний помилок дуже важко та неприємно читати.

І уникайте флеймів, щоб потім не жалкувати про сказані слова.

  1. Безпека

Пам’ятайте про безпеку і не пересилайте в електронних листах конфіденційну інформацію (номери кредиток, рахунок в банку тощо). Адже електронна пошта не є найкращим способом комунікації, коли необхідно передати делікатну чи конфіденційну інформацію, з’ясувати стосунки, висловити співчуття, відслідкувати реакцію людини на певну інформацію, провести переговори тощо.

  1. Відповідь

Електронна пошта – це не особиста розмова, чи розмова по телефону, тому адресат може забути про що йшлося у попередньому листі, особливо, якщо він веде активну переписку. Тому, намагайтесь включати уривки попередньої розмови у вашу відповідь або коротко нагадувати про що йшлося.

Надсилаючи лист, необхідно подбати про те, щоб не було помітно, що його відправляли ще комусь(якщо відправляли).

Перед відправленням бажано прочитати повідомлення повністю. Якщо воно задовге, бажано виділити в ньому ключові моменти, давши відповідні підзаголовки, щоб отримувачу було приємно і зручно з ним працювати.

У кінці листа бажано написати « З повагою, учень/студент/ працівник…», а якщо це лист ділового формату, то можна написати: « Очікую на Вашу відповідь щодо цього питання» або « Сподіваюся на подальшу співпрацю».

  1. Підпис

Підпис електронного листа – це невеликий текстовий уривок вкінці повідомлення, який, зазвичай, містить контактну інформацію. Більшість мейлерів мають функцію автоматичного прикріплення підпису до вихідних листів (цю функцію можна налаштувати на електронній пошті самостійно) Це важливий елемент повідомлення, але і тут варто знати міру.

Підпис повинен бути коротким, але інформативним (3-6 рядків цілком достатньо). Він має ідентифікувати вас: прізвище, ім’я, посада, місце навчання/роботи (якщо ви ведете ділову переписку). Також, обов’язково вказуйте контактну інформацію: телефон, факс, скайп.

  1. Прості правила ввічливості

Електронна пошта – це засіб зв’язку між людьми, тому без правил ввічливості тут не обійтись. Не забувайте сказати «будь-ласка», якщо ви звертаєтесь до когось з проханням, і звісно, ніколи не завадить сказати «дякую», якщо хтось допоміг вам. Ми не забуваємо про такі моменти ввічливості в реальному житті і не варто ними нехтувати під час віртуального спілкування.

Не чекайте відповідь на ваш електронний лист негайно. Те, що вам не відповіли протягом кількох хвилин, зовсім не означає, що вас ігнорують. Поважайте час інших. Зауважте, що не існує на сто відсотків надійної поштової системи, тому намагайтесь не писати в електронному листі конфіденційну інформацію (якщо ви попередньо її не зашифруєте за допомогою надійної програми для шифрування інформації).

Також намагайтесь завжди більш повно викладати інформацію по темі в електронному листі. Якщо це прохання допомоги в певному питанні, адресат повинен володіти найбільш розширеною інформацією, щоб зуміти допомогти вам.

Бонусний секрет: якщо ви схвильовані або розсерджені, не відповідайте на листи відразу. Напишіть/складіть листа, поставте крапку, але не відправляйте. Прогуляйтеся: походіть, подихайте, поверніться на робоче місце і ще раз перегляньте лист свіжим оком.

Отже, пам’ятайте, що e-mail – це не просто електронний лист, а насамперед – засіб зв’язку з реальними людьми. Тому, перед тим, як надіслати лист, уважно його перечитайте та поставте себе на місце адресата.

 

 

Автор: Анастасія Папуч

Координатор проекту та головний редактор сайту "Нетикет". Студентка КНУ та майбутній видавець-редактор. Захоплюється психологією та вивчає французьку мову.

Залишити відповідь